[Guía 2024] Cómo usar los Portales de WeTransfer: Tutorial y Características

Portales-de-WeTransfer

En esta guía de 2024, exploraremos en detalle qué son los Portales de WeTransfer y cómo utilizarlos para simplificar el proceso de envío de archivos a clientes. Aprende a configurar y sacar el máximo provecho de esta herramienta esencial para diseñadores, fotógrafos y más.

Este post ha sido generado a través de las peticiones de los usuarios que leyeron el artículo de WeTransfer: qué es y cómo usarlo.

¿Qué tipo de archivos necesitaremos compartir con el cliente para revisar?

Como sabes este blog está centrado en el diseño web, así que si eres diseñador web, diseñador gráfico, copywriter, etc. podrás hacer uso de los Portales de WeTransfer de forma gratuita.

Imaginemos que, por ejemplo, necesitas enviar los archivos generados para una identidad visual o después de una sesión fotográfica necesitas enviar las imágenes de la página web o incluso los documentos del contenido que has escrito para la web.

¿Qué son los Portales WeTransfer?

Los Portales de WeTransfer son una solución avanzada para la gestión y el intercambio de archivos, diseñada para mejorar la organización y profesionalismo en equipos y con clientes. Ideal para diseñadores, fotógrafos y otros profesionales creativos.

Puedes acceder a ellos con tu cuenta gratuita de WeTransfer. Si aún no dispones de ella, más abajo te explico cómo te la puedes crear.

¿Cómo funcionan los Portales WeTransfer?

Esta aplicación es muy sencilla de utilizar y para demostrártelo puedes seguir este tutorial que he creado en el que te explico el paso a paso.

Características Principales de los Portales de WeTransfer

  1. Personalización del Portal
  • Crea un portal con branding personalizado, incluyendo logos y colores de la empresa.
  • Configura múltiples portales para diferentes proyectos o clientes.
  1. Gestión de Archivos
  • Sube y comparte archivos grandes directamente a través del portal.
  • Organiza y accede fácilmente a los archivos enviados y recibidos.

Para acceder a los Portales de WeTransfer necesitarás tener una cuenta dentro de la herramienta WeTransfer

Cómo crear una cuenta gratuita en WeTransfer

Cuando estamos en proceso de enviar archivos de forma anónima, WeTransfer nos proponer crearnos una cuenta gratuita. A continuación te explicaré las ventajas de hacerlo, de momento vamos ver cómo crear tu cuenta gratuita en WeTransfer.

Lo primero es iniciar sesión, aunque aún no tengas cuenta, le damos a esta opción. Podemos encontrarla en el menú, arriba a la derecha.

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Después nos recireccionará a otra página en la que debes Inicir sesión (solo si ya tienes una cuenta creada con anterioridad) o Crear cuenta. Verás que es muy sencillo crear una nueva cuenta. Tienes dos opciones, o te conectas con tu cuenta de Google de forma que sincronizas los datos o rellenas los campos email, nombre, apellido y contraseña.

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Una vez has creado tu cuenta todavía te quedan completar en 3 etapas antes de poder acceder a tu espacio de trabajo.

Elige el sector en el que te encuentras y dale a siguiente.

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Decide si recibir historias y noticias de parte de WeTransfer. Vamos, lo que se conoce como darte de alta en la newsletter o suscribirte al boletín de noticias.

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Y para terminar dale al botón azul.

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Ya me he registrado, ¿y ahora qué?

Bien, ahora que ya te has creado una cuenta en la versión gratuita de WeTransfer, lo que haré será explicarte las opciones que tienes dentro de tu espacio de trabajo o panel de usuario.

Lo primero que verás es que el menú de navegación ha cambiado, digamos que evoluciona, como los Pokemon.

Fíjate en la diferencia entre el Menú 1 (versión sin cuenta) y el Menú 2 (versión con cuenta)

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Entonces, ahora que nos hemos registrado, ¿qué hacemos?

Lo primero que haremos será investigar cada una de las nuevas opciones que nos encontramos en el menú.

Vayamos paso a paso.

Limitaciones de la cuenta gratuita de los Portales de WeTransfer

Como ya habíamos comentando en el post de WeTransfer, existen varios tipos de planes o tarifas.

En la versión gratuita nos encontramos con algunas limitaciones que te explicaré a continuación:

  • Podemos tener 1 portal cada vez.
  • Tan solo tenemos acceso a 4 revisiones por portal.
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Si queremos tener más portales, tendremos que pasar por caja, pero tranquilo, que al final te explico un truco para tener más proyectos sin tener que sacar la tarjeta a paseo.

Aunque, puede que a ti sí te interese airear tu tarjeta, así que te dejo por aquí la tabla de precios.

¿Cuánto cuestan los Portales de WeTransfer ?

WeTransfer cuenta con tres planes, el Gratis, el Pro y el Premium.

  • Con una cuenta Gratis, tal y como hemos dicho antes, puedes tener 1 portal con un límite de almacenamiento de 2GB.
  • Con una cuenta Pro, puedes tener hasta 5 portales por 10€/mes con un límite de almacenamiento de 1TB.
  • Con una cuenta Premium puedes tener portales sin límite por 19€/mes con un límite de almacenamiento de 5TB.

Portales WeTransfer

El portal es un lugar dedicado a profesionales que necesitan obtener feedback por parte de sus clientes.

Ahora pongamos ejemplo a un autónomo que antes de decidise a pagar por la herramienta, prefiere crearse una cuenta gratuita.

Nuestro autónomo es un diseñador gráfico y por lo tanto necesita enviar archivos a sus clientes.

Estos archivos necesitarán una revisión por parte del cliente, antes de aprobar las creatividades definitivas.

Para ello este autónomo decide usar el apartado de portales que el ofrece WeTransfer de forma gratuita.

Como ves en la imagen, lo primer que habrá que hacer es darle a la opción de “Crea un portal”.

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Una vez dentro, antes de nada, te pedirá que pongas una contraseña. A los archivos de los Portales tan solo podrán acceder las personas o clientes que tengan la contraseña que has generado, ¡así que apunta a buen recaudo esa contraseña para poder acceder!

Tranquilo, si no recuerdas la contraseña, la podrás comprobar desde el apartado “Gestionar portal”.

Y ahora lo que toca es empezar a personalizar el portal.

Para ello lo primero que haremos será ponerle un nombre y generará una descripción de forma automática; puedes modificarla si lo deseas. Después puedes poner tu logo.

Y para terminar, dale al botón azul “Nueva revisión” y sube los archivos que deseas que el cliente revise.

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Aquí te dejo un ejemplo para que puedas ver los archivos que he subido a mi portal y te explico opciones interesantes que serán importantes de cara a comprartir el portal con tus clientes.

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Las cosas importantes que te quería mencionar son las que he marcado con el recuadro negro en la imagen anterior, vamos, las opciones que forman parte del menú.

En la primera opción, la de “Añadir solicitud” podemos marcar como favoritos los archivos o darles el visto bueno.

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La siguiente opción, muy interensante sobre todo cuando trabajas con clientes que desconocen lo que significa la palabra plazos es la de “Añadir fecha de vencimiento”.

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En la opción asignar podemos poder el email del cliente que debe recibir los archivos para su posterior revisión.

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Pasemos a las opciones que nos encontramos a la derecha del todo.

Comenzemos por hacer clic en el engranaje. Nos encontramos con 2 opciones:

  • Permitir comentarios
  • Permitir descargar
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¿Cuándo usar cada una de las opciones? Pues depende de tu caso. Mi opción personal y no solicitada, como diría Isra Bravo, es dejar activa la opción de comentarios, de forma que podamos recibir el feedback del cliente y desactivar la opción de las descargas.

Ahora, si quieres que te explique el porqué de esta decisión, es simple: es una forma de filtrar clientes. A ver, que si tienes muy bien trabajado a tu cliente ideal, tu target o tu prospecto, llámalo como quieras, esto no deberia suceder.

Pero no será la primera vez que leo comentarios de clientes que contratan a un diseñador gráfico y no pagan… o que después de tener un boceto le pasan el diseño a su cuñadísimo que diseña de maravilla (véase la ironía) y demás historias raras. Si quieres evitar asuntos turbios con tu cliente, por mucho que lo tengas bien definido, mi opinión personal y no solicitada es que desactives lo de permitir descargas hasta que sea la versión definitiva o sobre todo hasta que tengas una cuenta corriente feliz con la remuneración solicitada bien pagada.

Y una vez terminado este inciso, sigamos.

Cuando ya tienes las opciones bien establecidas, dependiendo de tus prioridades, llega el momento de darle a publicar.

Ahora, si vuelves al espacio de trabajo de tu portal, podrás ver que ya hay nuevo proyecto creado.

Al pasar el ratón por encima de la imagen te encontrarás con un nuevo botón en el cual te permiten ver el informe sobre el proyecto que has enviado a tu cliente.

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Y al darle al botón de “Ver informe” nos encontramos con un resumen de lo que está pasando en el proyecto que hemos compartido. Podemos ver los comentarios que ha hecho el cliente y los elementos que han sido aprovados por parte del cliente.

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El truco

Si quieres disponer de más proyectos si tener que pasar por caja, la idea que se ocurre es la de crear diferentes proyectos dentro de un mismo portal. Me explico.

Lo lógico sería tener un portal por cliente en el que en mi caso, como diseñadora web, puedo usar los diferentes espacios para enviar la identidad visual a revisión, el boceto de la web y el copy de la misma. De esta forma, dentro de un mismo portal estaría ocupando tres espacios para un cliente.

Pues bien, como en la versión gratuita tenemos la opción de tener hasta 8 espacios gratuitos, lo que te propongo es que reserves cada espacio para un cliente y que vayas subiendo los archivos y las variaciones de los mismos en el mismo espacio.

Eso sí, tampoco te pases con las calidades de los archivos, por que para el límite de almacenamiento de 2GB no hay truco ni solución. Lo mejor es enviarlo todo bien optimizado y en baja calidad siempre y cuando se traten de archivos para revisar.

Los archivos finales ya los mandas a través de WeTransfer, tal y como te explico en el post.

Conclusión

En resumen, los Portales de WeTransfer son una solución efectiva y profesional para la gestión de archivos, mejorando significativamente la colaboración y eficiencia en proyectos. Gracias a sus opciones de personalización y control, se convierten en una herramienta indispensable para cualquier empresa o profesional que maneje grandes volúmenes de archivos.

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Para ello, puedes utilizar WeTransfer, la herramienta que te facilitará la vida a la hora de enviar archivos.

Por cierto, si eres diseñador, quizá te interese aprender a usar los Portales de WeTransfer, de forma que compartir archivos con tus clientes sea pan comido.

Si quieres ampliar la información sobre qué documentación deberías enviar a tu diseñador web a través de WeTransfer, puedes leer este artículo sobre qué poner en la página de inicio de tu web, este otro sobre las diferentes partes de una web y, para terminar, este en el que te hablo del contenido de nuestra web.

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